”I nöden prövas vännen”, säger ordspråket. Nu befinner sig samfälligheten egentligen inte i någon direkt krissituation men relationen med vår bank Nordea har tyvärr blivit komplicerad. Detta genom att banken inte på fem veckors tid förmått att registrera samfällighetens byte av kassör. Därmed har vi inte för tillfället tillgång till våra konton för att genomföra betalningar. Styrelsen har under denna tid kontaktat banken ett dussintal gånger för att få fart på det hela.

Samfällighetens ordförande Mats Söderberg har därför idag kontakat koncernledningen i Nordbanken i form av Nina Arkilahti, chef för Business Banking med följande skrivelse.

”Jag tvingas kontakta dig i ett ärende som pekar på synbara brister i Nordeas hantering. Det handlar inte om enskilda medarbetare, vilka synes göra sitt bästa i våra kontakter, utan om bakomliggande organisatoriska problem i olika funktioner, vilka därmed hamnar på ditt bord. Det leder till allvarliga svårigheter för oss och skadar vårt förtroende för vår hittillsvarande bank, Nordea.

Jag som skriver är ordförande i en samfällighetsförening i en Stockholmsförort bestående av
78 fastigheter. Den är välskött och solid. Vi har sedan mycket länge, sannolikt från starten år 1974, haft er som bank.  http://jordvapplingen.se  

Det ärende vi nu kontaktat er i är till synes enkelt. Vi behöver till följd av byte av kassör i föreningen få denna registrerad som administratör till föreningskontot. Direkt efter det konstituerande styrelsemötet tog vi därför kontakt med er för att få detta ordnat. Det ligger i sakens natur att detta behöver ske på ett snabbt och effektivt sätt eftersom vi varje månad har stora belopp att hantera för värme, vatten och avlopp, service och underhåll m.m. Vi behöver också ha en uppdaterad bild över hur månadsinbetalningarna från de 78 fastigheterna kommer in.

För det första skickar ni era handlingar i B-post vilket leder till onödig tidsutdräkt. Rutiner i en internetbank som bygger på brevbärare överraskar. Vad värre är har våra handlingar på väg till er i era svarskuvert ”försvunnit” vid två tillfällen efter varandra. Vi krävde därför att den tredje gången det därmed blev aktuellt att skicka in handlingarna – inte i ännu ett svarskuvert (med möjligen samma utfall)  – utan i form av inskannade handlingar via e-post, så att vi i ömsesidig transparens kunde försäkra oss att de kommit er, Nordea tillhanda. 

Det mest allvarliga är dock att vi i upprepade kontakter med era handläggare inte kunnat få  besked om hur långt ärendet kommit samt vad som gör att ni inte redan registrerat det. De personer som vi har kontakt med säger att de gör vad de kan, att de stöter på och att de hoppas att det hela löser sig. Ni lyckas inte redovisa i vilken status ärendet befinner sig. Det är som om det hela hamnat en svart låda som ingen lyckas komma åt. Bristen på transparens i era rutiner för ärendehantering gör sig uppenbar.

Vi har nu väntat i 36 dagar att få detta ärende ordnat. Detta är högst otillfredsställande, med den teknik vi idag har borde kunnat ha ordnats på ort och ställe, ”rakt över disk”. Eftersom vi genom er bristande hantering inte kommer åt vårt eget konto tvingas vi begära uppskov med att hantera fakturor till våra leverantörer.

Om ni inte har tid, resurser och förutsättningar att hantera oss som er kund – måste vår styrelse börja se oss om efter andra alternativ. Men i ett kortsiktigt perspektiv måste vi nu med eftertryck kräva att ni med högsta prioritet åtminstone löser det nu aktuella ärendet. Det är er oavvisliga skyldighet. Bifogar en logg över våra kontakter under ärendets förlopp. 

Med vänlig hälsning och i förväntan om omgående åtgärd.

Mats Söderberg
ordförande

Jordväpplingens samfällighetsförening, Vällingby”